1. DEFINISI KAWALAN
Proses memantau prestasi dan pengambilan tindakan untuk memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan. atau
Proses untuk menentukan atau menjamin supaya kegiatan organisasi terarah kepada pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
2. KEPENTINGAN KAWALAN DALAM ORGANISASI
Bagi memastikan objektif tercapai
Untuk mengukur prestasi pengurus dan pekerja
Organisasi mempunyai kelebihan bersaing
Sebagai pengukur prestasi perniagaan dengan melihat kepada piawai/standard yang telah ditetapkan
Sebagai satu jaminan kualiti produk dengan mengawasi, memeriksa dan meningkatkan mutu kawalan.
Mengenalpasti peluang dan ancaman terutamanya dalam bidang persekitaran luaran seperti persaingan, perubahan teknologi, politik dan undang-undang, ekonomi, dan lain-lain.
Bersedia menghadapi perubahan.
• Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik (sentiasa berubah)
• Organisasi perlu bersedia dan peka dengan perubahan yang akan berlaku terutamanya apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan keperluan pengguna
3. JENIS JENIS KAWALAN
• Kawalan awalan
• Kawalan semasa
• Kawalan selepas
Kawalan awalan
• DEFINISI : Merupakan kawalan yang dibuat terhadap input untuk memastikan input yang digunakan semasa proses transformasi telah memenuhi standard (piawaian) yang tertentu.
• Input yang perlu dikawal mutu dan standardnya adalah seperti tenaga kerja, bahan mentah dan mesin.
• Input perlu dipastikan mutunya untuk mengelakkan berlakunya kerosakan atau kecacatan yang serius kepada proses transformasi dan juga kepada output yang dihasilkan.
Kawalan semasa
• DEFINISI : Merupakan kawalan yang dilakukan semasa (serentak) proses tranformasi input kepada output berlaku.
• Ia melibatkan kawalan ke atas aktiviti yang dilakukan untuk mengubah input kepada output agar mematuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.
• Pengurus perlu kenalpasti masalah-masalah yang timbul semasa aktiviti transformasi yang boleh memberi kesan kepada aktiviti akhir pengeluaran.
Kawalan selepas
• DEFINISI : Kawalan akhir merupakan kawalan terhadap output yang dihasilkan
• Dilakukan untuk memastikan bahawa output yang dihasilkan telah memenuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.
• Sebarang kesilapan yang berlaku atau yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan boleh dikenalpasti untuk dibuat pembetulan.
4. PROSES KAWALAN
Definisi proses kawalan
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengawal yang melibatkan penetapan piawai,
mengukur prestasi sebenar, membuat perbandingan antara prestasi dan piawai dan melakukan tindakan pembaikan supaya objektif yang dirancang tercapai.
i. Menetapkan piawai/standard
• Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan standard yang ingin dicapai.
• Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak dilaksanakan itu perlu mengandungi standard tertentu.
• Standard yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan jelas dan boleh diukur.
ii. Mengukur prestasi semasa
Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar. Sebelum mengukur beberapa perkara perlu dikenalpasti
Antaranya ialah:
• Aktiviti yang ingin dinilai
• Bagaimana proses penilaian akan dilakukan
• Kekerapan penilaian dilakukan
iii. Membuat perbandingan antara piawaian dan prestasi sebenar
Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang ditetapkan dengan prestasi sebenar yang dicapai.
Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti perbezaan di antara maklumat yang telah dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan piawaian yang telah ditetapkan
Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang bertanggungjawab merekodkan hasil keputusan kemajuan prestasi sebenar.
iv. Tindakan pembetulan dan pembaikan
Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi sebenar lebih rendah daripada piawaian yang telah ditetapkan)
Tindakan pembetulan /pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi tertentu yang dikenalpasti menyebabkan penyimpangan
Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai piawai, piawaian perlu diubahsuai – mungkin piawaian terlalu tinggi
Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti biasa dan tindakan susulan akan dilaksanakan
5. ALAT-ALAT KAWALAN
a. BELANJAWAN
• DEFINISI – suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan dalam nilai wang yang menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai objektif tertentu secara komprehensif dan terperinci untuk suatu tempoh yang ditetapkan di masa akan datang
• Contoh – Belanjawan induk, belanjawan tunai, belanjawan modal, kredit, pentadbiran, stok, induk dan lain-lain.
• Belanjawan digunakan untuk menjadi panduan dimana pihak pengurusan dapat mengawal perbelanjaan seperti yang ditetapkan.
Belanjawan tunai
Definisi
Belanjawan tunai adalah satu perancangan kewangan yang menganggarkan penerimaan tunai dan pembayaran tunai bagi suatu tempoh yang telah ditetapkan.
Daripada belanjawan ini, pengurus boleh membuat kawalan sumber kewangan supaya pengaliran tunai berlaku seperti yang dijangkakan.
b. CARTA GANTT
Definisi
Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/ aktiviti di dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut.
• Satu kaedah perancangan dan kawalan grafikyang membolehkan pengurus menentukan tarikh-tarikh bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek.
• Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa siap setiap kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek berkenaan.
• Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan seperti masa yang ditetapkan.
Projek Mengubahsuai Bilik Darjah
A Dapatkan kelulusan kewangan(13/4—20/4)
B Alihkan kerusi dan meja keluar bilik(20/4—24/4)
C Beli jubin baru(20/4—11/5)
D Bawa kerusi dan meja ke bengkel perabut
(24/4—27/4)
E Keluarkan jubin lama dari bilik(24/4—8/4)
F Pasang jubin baru(11/5—25/5)
G Baik pulih kerusi dan meja(27/4—8/6)
H Masukkan kerusi meja ke kelas(8/6—12/6)
I Pasang kerusi dan meja(12/6—19/6)
c. CARTA PERT/CPM
• Definisi : Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.
• PERT/CPM menggunakan pendekatan grafik untuk menguruskan sesuatu projek.
• Alat atau teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti dan mengawal tindakan berasingan yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek.
• Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta turutan berlakunya setiap kegiatan-kegiatan dalam projek tersebut.
Contoh projek ialah untuk mengubahsuai kelas yang mengambil masa selama 9 ½ minggu .
Aktiviti untuk menyiapkan projek adalah seperti
Berikut:
A Dapatkan kelulusan kewangan(13/4—20/4)
B Alihkan kerusi dan meja keluar bilik(20/4— 24/4)
C Beli jubin baru(20/4—11/5)
D Bawa kerusi dan meja ke bengkel perabut
(24/4—27/4)
E Keluarkan jubin lama dari bilik(24/4—8/5)
F Pasang jubin baru(11/5—25/5)
G Baik pulih kerusi dan meja(27/4—8/6)
H Masukkan kerusi meja ke kelas(8/6—12/6)
I Pasang kerusi dan meja(12/6—19/6)
d. ANALISIS TITIK PULANG MODAL
Definisi
Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.
Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos
Dengan ini firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah ditetapkan supaya memperolehi keuntungan.
TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat pulangan modal.
Contoh soalan
Apakah kuantiti pulang modal jika harga jualan seunit ialah RM 25, Kos Berubah seunit ialah RM 10 dan Kos Tetap seunit RM 150,000?
Jawapan:
TPM berlaku bila JH=JK
JH=P*Q, JK= KT +KB
PQ =150,000 +(KB *Q)
Q =150,000/25-10
Q =10,000 unit
Atau
KT/(h-KB) = 150,000/(25-10)
= 10,000 unit
JH = 25 x 10,000 = RM250,000
Produk X dijual pada harga RM 8 seunit, di mana firma pengeluarannya menanggung kos tetap sebanyak RM5000 sementara kos berubah seunitnya ialah RM 3.
Soalan:
a. Dengan menunjukkan jalan pengiraan, tentukan kuantiti pulang modal bagi produk X?
b. Berdasarkan jawapan dari a, lakarkan gambarajah untuk menunjukkan titik pulang modal yang berkenaan?
Penyelesaian:
TPM = KT
P – KB
= RM 5000
RM 8 – RM 3
Q = 1000 unit
Diberi kos berubah seunit ialah RM 8, harga ialah RM 15 dan Kos tetap ialah RM 100,000. Cari titik pulang modal?
TPM = KT
P – KB
= RM 100,000
RM 15 – RM 8
Q = 14,245.71
Tiada ulasan:
Catat Ulasan